Um inventário é um processo de levantamento e avaliação de bens normalmente realizado para organizar e dividir os bens de uma família após o falecimento de alguém, mas o conceito pode e deve ser aplicado também no contexto organizacional. Você sabe, por exemplo, o que é inventário de TI?
É claro que, dentro de uma empresa, o objetivo do inventário não é a partilha ou divisão de bens e sim a garantia do melhor funcionamento de suas atividades.
Na área de TI, o inventário tem uma importância ainda maior, levando em consideração que após a transformação digital, praticamente todos os setores da empresa dependem da tecnologia.
Como a necessidade de atualização de hardwares e softwares é recorrente, o inventário é um recurso ao qual os gestores podem recorrer para promover o melhor funcionamento de cada sistema ou equipamento.
Neste artigo, vamos explicar o que é inventário de TI e como ele funciona, além de apontar suas vantagens, quando e como ele deve ser feito. Por fim, também vamos dar dicas para que você consiga manter o seu inventário de TI sempre atualizado.
O que é inventário de TI?
Toda empresa depende da tecnologia, em maior ou menor grau, para que seus processos internos funcionem.
Não estamos falando somente das empresas que trabalham com produtos e serviços ligados à tecnologia. Toda empresa, de qualquer segmento ou porte, precisa da TI.
Isso porque, para um negócio funcionar, ele utiliza equipamentos, ferramentas, sistemas e softwares para desenvolver suas atividades.
Nesse contexto, o gestor de TI precisa ter o controle sobre o funcionamento de todos esses recursos, para que seu potencial seja aproveitado em benefício da empresa.
Como costumam ser muitos os itens envolvidos, o inventário de TI é uma solução lógica para a compreensão de toda a infraestrutura de tecnologia da informação disponível.
O inventário de TI corresponde a uma lista com todas as informações detalhadas a respeito dos recursos tecnológicos existentes dentro de uma empresa.
É essa lista que vai direcionar as decisões relacionadas à tecnologia da informação para o progresso do negócio.
Para que o inventário de TI seja eficaz, nele devem ser incluídas informações detalhadas sobre todos os equipamentos, ferramentas, programas e qualquer outro item de TI que a empresa possua.
Ou seja, um inventário de TI adequado inclui absolutamente todos os hardwares e softwares existentes na organização.
E além de ser concebido com todos os detalhes possíveis, o inventário de TI deve ser frequentemente atualizado.
Dessa forma, ele pode orientar decisões que vão reduzir custos e evitar o trabalho com equipamentos obsoletos ou softwares desatualizados.
Mas, para isso, não basta o registro de quais recursos a empresa possui. É preciso detalhar dados técnicos, números de série, datas de compra, datas das últimas manutenções ou atualizações e onde os recursos estão instalados, além do quantitativo de equipamentos ou sistemas.
Ao fazer esse detalhamento, geralmente, se detecta que a empresa possui muito mais recursos do que aparenta.
Vantagens de fazer um inventário de TI
Veja abaixo quais são os principais benefícios da elaboração de um inventário de TI.
Ajuda no processo decisório
Com todas as informações sobre cada componente da sua infraestrutura de TI, você consegue antecipar e evitar problemas, tomando decisões estratégicas.
Na área de TI, a necessidade de manutenção e de atualização é constante e, com todo o detalhamento sobre os seus ativos, é possível tomar decisões que evitem a indisponibilidade.
O inventário de TI também permite a visualização dos melhores momentos para executar as atualizações e revisões preventivas.
Esse tipo de decisão estratégica aumenta a vida útil dos equipamentos e reduz as despesas com a infraestrutura de TI.
Melhora na segurança dos dados
Com a nova LGPD, a segurança da informação é um assunto ainda mais relevante. E o inventário de TI também ajuda nesse aspecto.
A partir do gerenciamento dos aparatos tecnológicos é possível identificar, por exemplo, softwares maliciosos que não deveriam estar instalados em seus computadores.
Dessa forma, é possível remover esse tipo de software antes que eles comprometam toda a infraestrutura.
Essa preocupação é muito válida, já que os ataques cibernéticos tornam-se cada dia mais comuns.
Identificação das demandas de TI
Com a elaboração do inventário de TI é possível adequar a infraestrutura disponível às necessidades da organização.
Assim, o gestor verifica se os ativos disponíveis são suficientes e adequados ao desenvolvimento das atividades organizacionais.
Uma consulta ao inventário pode esclarecer dúvidas relacionadas a decisões práticas. Por exemplo, você pode identificar se todos os computadores da empresa possuem antivírus instalados e quando os sistemas operacionais foram atualizados.
Toda a gestão de TI pode ser otimizada a partir de respostas claras e rápidas para dúvidas como essas.
Quando fazer o inventário de TI
Se sua empresa nunca fez um inventário de TI, o melhor momento para fazê-lo é agora. Não espere, ele é um importante aliado que você não pode dispensar.
Independentemente do tamanho da sua empresa, do ramo em que ela atua e da quantidade de ativos de TI que ela possui, o inventário certamente vai otimizar a gestão da sua infraestrutura.
Na primeira vez em que ele for feito, o detalhamento deve ser uma prioridade, para que seja possível identificar todas as demandas, ajustes necessários e possíveis riscos.
Terminada esta etapa, será necessário manter o inventário de TI sempre atualizado.
Como fazer o inventário de TI
Se você está na fase de implementação do inventário de TI em sua empresa, veja abaixo o passo a passo para colocar o levantamento em prática.
- Categorizar os ativos: dentro da sua lista, pense em grupos como hardwares, softwares e usuários. Defina também subgrupos dentro dessas categorias;
- Criar esquema de nomeação: mesmo que você tenha várias unidades do mesmo equipamento dentro da empresa, é preciso que cada uma delas seja identificada separadamente no inventário, porque podem contar com licenças diversas ou terem passado por manutenções em momentos diferentes. Por isso, você deve criar um esquema de nomeação que pode ser desenvolvido a partir de códigos com letras e números que sigam uma sequência lógica. Assim, cada equipamento pode receber uma etiqueta física através da qual será possível identificá-lo facilmente;
- Listar os ativos: com a identificação individual de cada ativo, é hora de classificá-los dentro das categorias e subcategorias definidas;
- Identificar oportunidades e vulnerabilidades: esse é o momento de analisar as informações listadas para melhorar a sua gestão de TI;
- Monitorar os dados: para que o inventário de TI forneça todos os benefícios possíveis, é preciso atualizá-lo com frequência e monitorar todas as mudanças.
Dicas para manter o inventário de TI atualizado
Como você já sabe, o monitoramento é uma parte fundamental para alcançar os benefícios de ter um inventário de TI.
Veja abaixo as nossas dicas para manter seu levantamento sempre atualizado.
- Nomeie um colaborador responsável pelas atualizações: mesmo que você conte com um sistema automatizado para a gestão de ativos de TI, ter um colaborador responsável por esse controle vai garantir que nenhum detalhe seja desconsiderado;
- Salve o inventário na nuvem: assim ele poderá ser acessado de qualquer lugar e não será perdido caso haja algum problema com um computador;
- Considere o ciclo de vida dos ativos: ao documentar e atualizar as etapas do ciclo de vida de cada ativo, você melhora o aproveitamento de cada um deles;
- Crie uma rotina de atualização: ter em mãos um checklist e a definição da periodicidade de atualização do inventário de TI vai garantir que nenhum dado relevante seja esquecido.
Um dos principais motivos pelos quais os gestores criam um inventário de TI é a possibilidade de evitar possíveis problemas, optando pelo agendamento de manutenções preventivas.
Essas manutenções só são eficientes se a empresa tiver o total controle sobre seus ativos. Daí a necessidade do inventário.
Agora que você já conhece as vantagens e sabe como fazer um inventário de TI, é hora de compreender melhor os gatilhos da manutenção preventiva, para tomar decisões mais eficazes. E é claro que nosso blog conta com um artigo sobre esse assunto.
Até a próxima!
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