Se informação é poder, nada pode ser mais importante para empresas de qualquer porte - em especial as pequenas e médias - que manter um banco de dados com tudo o que diz respeito à condução do seu negócio.
Trata-se, sem dúvida, de uma ação que extrapola os limites operacionais da organização, uma vez que investir na implantação, manutenção e constante desenvolvimento desta ferramenta é fundamental para que a empresa possa traçar as estratégias de marketing, de vendas e financeiras que permitirão a ela crescer de maneira sustentável.
Neste conteúdo, vamos saber mais sobre como gerenciar o banco de dados em favor da sua empresa, independentemente do segmento em que atua. Acompanhe!
O que é um banco de dados?
Resumidamente, banco de dados é um software em que são organizadas e armazenadas todas as informações referentes à condução das atividades da empresa, tais como:
- Procedimentos internos operacionais;
- Ações comerciais;
- Gerenciamento de fornecedores;
- Controle financeiro;
- Gestão das práticas de relacionamento com os clientes;
- Estratégias de marketing e de comunicação (incluindo site, redes sociais e demais canais utilizados para se relacionar com o mercado);
- Entre outras.
Esse volume de informações, devidamente analisado e processado em um sistema de gerenciamento de banco de dados (SGBD), gera para a organização um grande patrimônio, ainda que intangível.
A correta utilização deste conhecimento sobre si própria e também sobre o mercado dá à empresa as condições necessárias para que possa conduzir suas atividades em prol do crescimento dos negócios.
Quais benefícios o banco de dados traz para a empresa?
Investir nesta ferramenta proporciona impactos positivos em diversos aspectos, com resultados, até mesmo, em termos de produtividade e de alinhamento entre os diferentes setores da empresa, tanto no que se refere às atividades desenvolvidas quanto aos resultados alcançados.
Confira alguns dos benefícios proporcionados por um banco de dados bem administrado:
Melhor relacionamento interno e aumento de produtividade
Manter um banco de dados eficiente permite que a comunicação interdepartamental aconteça de maneira objetiva, alinhando as metas por meio da gestão de informações.
Essa transparência é fator decisivo para o aumento da produtividade das equipes, pois estabelece claramente as atividades de cada setor, o que leva ao aumento de produtividade individual dos colaboradores e das diferentes áreas.
Menores riscos de operação
Alinhar as atividades dos diferentes setores acarreta uma redução nos riscos de operação, uma vez que as equipes passam a agir de forma coordenada, em busca de resultados comuns.
Os vários times ganham assertividade na realização de suas tarefas, o que gera um ciclo virtuoso de melhoria de desempenho, beneficiando toda a organização.
Tomada de decisões mais assertivas
O banco de dados bem gerenciado proporciona aos gestores acesso a informações valiosas para que a tomada de decisão em relação às estratégias de condução dos negócios aconteça de maneira mais profissional e eficiente, deixando de se basear em “achismos”.
O sistema permite que o mercado seja analisado com mais clareza, da mesma forma que eventuais gargalos referentes a processos internos possam ser identificados mais facilmente e, assim, corrigidos.
Mais segurança na proteção dos dados
Um SGBD em pleno funcionamento garante à empresa maior tranquilidade em relação à segurança do armazenamento dos dados.
As informações deixam de ser guardadas de maneira avulsa em diferentes locais. Além disso, o acesso aos dados passa a ser restrito aos profissionais que, efetivamente, devem estar em contato com eles.
Cuidados na gestão do banco de dados para evitar dores de cabeça
Para que o banco de dados traga para as pequenas e médias empresas os resultados esperados, é preciso que sua área de Tecnologia da Informação — ou o profissional responsável pelos sistemas da companhia — esteja sempre atento aos seguintes aspectos:
Entender a importância do banco de dados para a empresa
O banco de dados é, atualmente, um elemento-chave tanto para os processos operacionais quanto para o direcionamento estratégico da organização, que precisa avaliar riscos e buscar novas oportunidades no mercado.
As informações armazenadas no sistema representam um dos principais patrimônios da empresa, com valor inestimável. É a partir delas que surgirão as estratégias de crescimento que levarão a companhia a um patamar mais elevado.
Planejar detalhadamente a estrutura do sistema
O planejamento da implementação do banco de dados deve priorizar a organização das informações, a segurança contra invasões externas e o desempenho que o software oferece quando acessado pelos seus usuários.
É importante ressaltar que, caso sua empresa esteja adquirindo um banco de dados pela primeira vez ou substituindo o já existente, vale à pena optar pelos chamados “modelos relacionais”.
Neles, os registros são estruturados e tabulados em linhas e colunas que se relacionam entre si, trazendo melhores resultados.
Utilizar o Princípio de Pareto para otimizar o banco de dados
O Princípio de Pareto remete à ideia de que “80% das consequências são originadas a partir de 20% das causas”.
Quando o assunto é banco de dados, pode-se dizer que, de maneira geral, 80% dos acessos têm como alvo apenas 20% das informações armazenadas.
É muito importante que essa parcela de dados mais procurada seja identificada, o que permite otimizar o gerenciamento e a própria utilização do sistema.
Priorizar a segurança do sistema sem dificultar o acesso dos usuários
O bom gerenciamento de um banco de dados reside no equilíbrio existente entre a facilidade de acesso às informações e segurança contra ameaças externas e incursões não autorizadas.
O planejamento do sistema deve prever não apenas os pré-requisitos do negócio, mas também a quantidade de pessoas credenciadas e o grau de desempenho que se espera durante a sua utilização.
Para que isso aconteça da melhor forma, a segurança deve ser o parâmetro principal. Classifique os usuários em categorias de acesso e estabeleça camadas de proteção criptografadas para cada uma delas, mas tomando o cuidado para que isso não interfira no desempenho geral do banco de dados.
Manter ativo o suporte da desenvolvedora
Em um banco de dados, o gerenciamento das informações depende do chamado “software mediador”, fornecido pelas desenvolvedoras da ferramenta (como a Oracle ou a SQL Server).
Por esta razão, estar sempre em contato com essas empresas é fundamental para assegurar o correto funcionamento do banco de dados em qualquer circunstância, especialmente se houver problemas de segurança ou de baixo desempenho.
Contratar suporte técnico terceirizado
Pequenas e médias empresas que não possuem uma área de TI estruturada devem buscar o suporte de empresas de informática que tenham, entre as suas especialidades, o gerenciamento de banco de dados.
Estabelecer contrato com uma provedora de serviços em tecnologia é a melhor forma de garantir o bom funcionamento do sistema, permitindo que ele cumpra com os objetivos estratégicos da empresa.
Invista também em um software de gestão
Tão importante quanto dispor de um eficiente banco de dados, é fundamental para o pequeno e médio empreendedor contar com um software de gestão que facilite o gerenciamento e a administração do seu negócio.
Desenvolvedoras como o Simples Agenda colocam à disposição das empresas uma ferramenta informatizada capaz de centralizar em um único sistema uma série de atividades administrativas, financeiras e operacionais, integrando diferentes setores da organização.
Entre os recursos oferecidos pelo software de gestão do Simples Agenda, estão:
- Agendamento online de clientes;
- Fichas de evolução de atendimento e vendas;
- Controle financeiro de contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa;
- Emissão e envio automático de boletos bancários;
- Controle de vendas e comissões;
- Controle de estoque;
- Emissão de relatórios de atendimento e financeiro;
- Entre outras funcionalidades.
Como resultado, todos os dados da sua empresa passam a ser armazenados em nuvem, o que maximiza a segurança das informações.
Além disso, o gestor passa a ter muito mais facilidade para controlar os dados, uma vez que tudo estará centralizado dentro de um único sistema.
Por fim, por ser online, o software de gestão pode ser acessado de qualquer lugar e de qualquer dispositivo com acesso à internet, garantindo que você sempre tenha as informações que precisa na palma da mão.
Para conhecer melhor tudo o que a ferramenta de gestão pode agregar à sua empresa, o Simples Agenda oferece 35 dias de experiência totalmente gratuitos e sem compromisso, a fim de melhorar o desempenho do seu negócio.
Vale à pena conferir, não?!
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