Não é novidade para ninguém que a tecnologia veio para facilitar a vida de muita gente, certo? E isso inclui os empreendedores, que agora podem contar com programas de monitoramento para aprimorar o funcionamento da empresa.

Nesse sentido, existem diversas modalidades, desde simples até complexas, que são capazes de otimizar o monitoramento de pessoas, projetos, atendimento e finanças.

Quer saber mais sobre esse assunto? Então, continue a leitura!

Por que adotar programas de monitoramento?

Quando o assunto é monitoramento, muito se confunde e logo entra em cena a questão da privacidade, especialmente quando se trata do monitoramento do pessoal.

No entanto, esses recursos não visam o estrito controle dos seus colaboradores, mas a maior produtividade da empresa como um todo.

No caso dos softwares de monitoramento, por exemplo, eles auxiliam em diversos benefícios para a organização, como a prevenção de furtos, irregularidades, negligência ou roubos, promovendo também o controle de horários.

Além disso, essas ferramentas podem ajudar no suporte técnico, controle de aquisições, gerenciamento de notebooks e desktops, contribuindo, assim, para a redução de custos.

Desse modo, podemos dizer que os programas de monitoramento são capazes de proteger o patrimônio e direcionar os seus investimentos para determinados setores.

Quais são os principais programas de monitoramento?

Você pode adotar diferentes tipos de programas de monitoramento para otimizar a produtividade da sua empresa. Nesse caso, existem desde os mais simples, como pontos eletrônicos, até os mais complexos, como os softwares de gestão financeira. Confira!

Ponto eletrônico

O ponto eletrônico é uma das principais formas que empreendedores usam com o objetivo de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, em que o relógio de ponto biométrico é considerado o método mais seguro contra fraudes.

O controle de ponto manual é inserido no interior da organização, sempre acessível a todos, enquanto o ponto eletrônico digital pode ser instalado no celular de cada colaborador ou num dispositivo de fácil acesso na empresa. Então, ao chegar e sair do local, ele deve registrar os pontos, bem como nos intervalos.

Os dados ficam armazenados e podem ser transferidos para um software, sendo possível utilizá-los fazer o cálculo dos descontos das faltas ou atrasos, controle de horas extras e adicionais noturnos.

Outra opção é contar com um ponto eletrônico que seja integrado ao marcador de ponto digital. Dessa forma, existe um equipamento fixo que registra os dados e os trata pelo software, elaborando relatórios mais completos, sistemas de escalas, entre outros.

Software de gestão de projetos

A gestão de projetos em uma empresa envolve o planejamento, a execução, o monitoramento e o controle de projetos empresariais, que passam pelas seguintes fases:

  • Criação da ideia;
  • Período em que o projeto é elaborado até a divulgação sobre a sua implementação;
  • Realização do projeto;
  • Encerramento da gestão do projeto após a finalização das tarefas.

Logo, esse processo temporalmente limitado envolve o investimento (de pessoas, recursos e tempo) da empresa focado numa atividade específica de acordo com os seus objetivos no momento.

Para promover maior praticidade, é possível contar com softwares voltados para a gestão de projetos.

Nesse caso, eles permitem que você possa ter um acompanhamento visual das tarefas, mostrando a evolução de cada uma e evitando que sofram com atrasos.

Além disso, torna-se possível observar as informações nos mínimos detalhes, como a data de início e fim da entrega, o responsável pela tarefa e a sua duração total.

Desse modo, com os programas de monitoramento, você consegue listar todas as atividades e o prazo para concluí-las, desmembrando-as em tarefas menores — caso seja necessário — identificando a interdependência entre si e distribuindo a responsabilidade referente a cada uma delas.

Com isso, por meio dos programas de monitoramento, os projetos se tornam mais organizados, colaborando para maior otimização na produção e menos imprevistos.

Software de gestão financeira

A gestão financeira é o ato de analisar e controlar as finanças da sua empresa. Para isso você pode usar a tecnologia, técnica, métodos e conceitos do mundo financeiro para potencializar os seus ganhos.

Nesse processo, entram o controle de contas, avaliação das demonstrações contábeis, otimização de investimentos e muito mais.

Dessa forma, a gestão financeira envolve um melhor gerenciamento dos recursos econômicos da sua empresa, o que requer planejamento, administração e controle das atividades financeiras.

Para isso, é importante contar com uma série de itens, como o fluxo de caixa, a gestão de clientes e o giro de estoque. Como todo esse processo pode ser bastante complexo, dependendo do tamanho da sua empresa, ter uma ajuda é sempre bem-vinda, certo?

Então, vale a pena ter o software de gestão financeira como um aliado. Ele permite que você possa controlar os processos e a segurança no armazenamentos dos dados.

Essa ferramenta apresenta facilidade no uso, promovendo praticidade à vida do empreendedor por unificar os dados financeiros num local só.

Além disso, ainda realiza a automatização dos cálculos, o que contribui para a redução no tempo despendido em tarefas de rotina. Desse modo, reduz também o tempo de elaboração dos relatórios e a avaliação dos seus resultados.

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Software de atendimento

Os clientes são uma parte indissociável da sua empresa, afinal, sem eles, a organização deixa de existir. Por isso, prezar pelo atendimento de qualidade é fundamental.

Ninguém deseja entrar em contato com uma empresa e perder tempo com um atendimento ineficaz. Então, para evitar esse problema, vale a pena aderir a um software de atendimento.

Nesse caso, o sistema de controle de chamados pode ser bastante útil para centralizar os dados dos atendimentos, registrando-os em históricos para que, posteriormente, os colaboradores possam ver quais são as demandas mais solicitadas.

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Por ser automatizado, não é necessário que profissionais de TI faça manualmente o Registro de cada pedido, o que contribui para a redução de custos com pessoal.

Esse sistema permite que o consumidor abra um chamado na plataforma da empresa e descreva a sua solicitação, agilizando a comunicação entre ele e a organização.

Vale lembrar que as demandas são rastreadas e ainda apresentam as suas datas de resolução, contribuindo para a melhor organização do negócio.

Dessa forma, os programas de monitoramento são ótimos aliados na administração de uma empresa, então devem ser utilizados com sabedoria de acordo com a necessidade de cada companhia.

Além de pensar em quais programas de monitoramento adotar, você também deve prezar pelo monitoramento do seu site. Para isso, saiba o que é o status page e a sua importância com este post!

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