O facilities management, também conhecido como gestão de facilities ou gestão de facilidades, está relacionado à união de diversos setores dentro de uma empresa para garantir sua funcionalidade.

Nesse sentido, é interessante a metáfora da empresa como um organismo vivo: existem órgãos mais essenciais para sua manutenção, mas o funcionamento eficaz de todos os componentes do organismo é importante para mantê-lo saudável e no pleno desempenho de suas funções dentro de um ecossistema.

A partir desse raciocínio, percebemos que as empresas, assim como os organismos, possuem diversos setores e que todos eles se integram de alguma forma.

Portanto, o mau funcionamento de uma determinada área pode prejudicar o todo e é por isso que os gestores precisam desenvolver uma visão macro, identificando as interdependências setoriais.

É aí que entra o facilities management. Ele é um tipo de gestão que se tornou tendência entre empresas de sucesso de diversos portes.

O termo surgiu nos Estados Unidos na década de 1960 para identificar a gestão que compreende e potencializa os pontos de interseção entre os diversos setores de uma empresa, objetivando a manutenção de sua funcionalidade.

De fato, independente do porte da empresa ou do segmento de negócios, ela precisa funcionar em uma sede física, ou seja, ter um espaço para a realização de suas operações.

E ter uma sede implica em uma série de questões que passam a ser responsabilidades do gestor. Ou seja, é preciso um gerenciamento que leve em consideração todos esses fatores para que a empresa seja bem sucedida.

Esses fatores, bem como sua união, são indicadores de como foi concebida a estrutura organizacional da empresa e interferem diretamente em seu funcionamento.

O gerenciamento desses fatores, é claro, também possui um grande peso na formação e consolidação da imagem da organização.

Em outras palavras, a gestão precisa ser abrangente e cuidadosa porque é também a partir dela que os colaboradores, clientes e parceiros vão formar um conceito sobre a empresa.

Para manter, através da gestão adequada, uma funcionalidade produtiva, a empresa precisa coordenar aspectos como tecnologia da informação, recursos humanos, procedimentos internos, infraestrutura do espaço físico, entre outros fatores.

E foi essa percepção de uma ligação entre as diversas áreas de uma empresa para seu funcionamento como um todo que estimulou o desenvolvimento do facilities management.

Ao longo das últimas décadas, esse tipo de gestão tem feito a diferença em empresas de todos os tipos e portes e pode ajudar na gestão do seu negócio também.

Se você ainda não conhecia esse conceito, este artigo vai te ajudar. Nos próximos tópicos, vamos explicar melhor o que é facilities management, sua importância no contexto empresarial e como implementá-lo de forma eficiente em sua empresa.

O que é facilities management?

A interdisciplinaridade é uma palavra-chave quando se busca entender o conceito de facilities management.

Como já vimos, o facilities management busca uma união dos diversos setores ou responsabilidades da empresa para garantir sua funcionalidade.

Para isso, é preciso compreender detalhadamente, dentro das especificidades de cada empresa, como esses segmentos se interligam.

Em resumo, o facilities management é uma gestão que busca gerenciar as práticas interdisciplinares essenciais ao funcionamento da empresa.

Estamos falando de práticas que fazem parte do cotidiano da organização e envolvem as atividades dos diferentes setores.

Elas não constituem o objetivo final ou missão da empresa, mas são fundamentais para o alcance desse objetivo. Por isso são chamadas de atividades-meio.

Em outras palavras, as facilities, que podem ser traduzidas como “facilidades”, são atividades que levam à melhoria de todos os processos da organização.

As principais atividades do facilities management

As facilities perpassam toda a estrutura necessária para o bom funcionamento das organizações, por isso o facilities management tem crescido no mercado desenvolvendo serviços cada mais mais especializados e profissionais.

A seguir, vamos falar sobre os principais serviços ligados ao facilities management.

  • Manutenção: O facilities management insere manutenções corretivas, preventivas e preditivas na rotina da empresa, para que todos os equipamentos, maquinários e escritórios, bem como as infraestruturas hidráulica e elétrica da empresa estejam sempre em pleno funcionamento. O objetivo é evitar que alguma pane cause prejuízos financeiros e à produtividade dos colaboradores;
  • Segurança: Os sistemas de segurança visam à manutenção da integridade da infraestrutura física da empresa e à tranquilidade constante dos colaboradores no desenvolvimento de suas tarefas. Eles também abrangem a segurança de dados que, principalmente após a vigência da LGPD, tem se tornado fundamental para o funcionamento das empresas.
  • Limpeza: A limpeza adequada dos espaços físicos onde funcionam as empresas bem como dos equipamentos utilizados é muito importante para a criação de boas condições de trabalho para os colaboradores e para a segurança dos usuários na utilização do produto final. Ela permite também o aumento da vida útil dos equipamentos utilizados, além de ajudar no desenvolvimento de uma imagem positiva da empresa diante de seu público-alvo.
  • Alimentação: Os serviços de alimentação são comuns em empresas de grande porte, que costumam oferecer refeições dentro de sua sede, em refeitórios. Essa prática, além de poupar tempo, ajuda com a satisfação dos colaboradores, melhorando sua produtividade.
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A importância do facilities management

A principal vantagem do facilities management é a redução de custos. A economia obtida com a implantação dessa gestão é visível, tanto nas despesas fixas — uma vez que há um aumento da produtividade e ampliação da vida útil dos equipamentos e infraestrutura em geral — quanto nas despesas variáveis, já que muitas surpresas são evitadas, por exemplo, na área de manutenção.

A partir da redução de custos, é possível redirecionar os recursos financeiros para outras áreas, permitindo um maior investimento em outras áreas da organização.

Isso não vale apenas para grandes empresas. Empresas de pequeno porte também podem obter reduções de custos consideráveis por meio do facilities management.

Porém, quanto maior for a empresa, maior será a demanda por um departamento específico para cuidar do facilities management.

Essa necessidade surge porque quanto maior for o espaço físico e o número de colaboradores da empresa, mais numerosas serão as solicitações em torno das facilities.

Como implementar o facilities management?

Se você deseja utilizar o facilities management em sua empresa, o primeiro passo é ficar a par das legislações específicas que regem cada um dos serviços abrangidos.

Dessa maneira, seus gestores conseguirão manter os contratos de serviços condizentes com as normas e regulamentações.

Em seguida, você deve definir e buscar cumprir metas relacionadas a indicadores de qualidade, como o tempo médio para a resolução de problemas e os gastos com equipamentos, por exemplo.

Dentro dessa realidade, é interessante contar com empresas especializadas em facilities management, pois a definição dessa linha de gestão implica na integração de áreas que pouco dialogavam anteriormente dentro da empresa e esta última muitas vezes não está capacitada para promover essa união de forma eficaz.

A contratação de uma empresa especializada, por exemplo nas áreas de manutenção e segurança, promove uma melhoria da qualidade desses serviços.

Assim, o facilities management proporciona o desenvolvimento de todas as atividades dentro das conformidades.

Ao contrário do que pode parecer, com a contratação de uma empresa especializada, há uma redução das despesas associadas a esses serviços, além da melhoria da eficiência dos mesmos.

Mas não pense que esse tipo de contratação isenta os gestores de acompanharem a prestação dos serviços.

Para que as metas sejam alcançadas, é preciso manter uma relação próxima com as empresas que forem executar os serviços e conferir constantemente a qualidade dos mesmos.

Uma boa dica é a utilização de recursos tecnológicos para o acompanhamento da execução dos serviços.

Existem ótimos softwares que ajudam na comunicação e na execução dos processos internos das organizações.

O monitoramento de rede pode ser um grande aliado para fazer um uso produtivo de todos os recursos tecnológicos disponíveis, tanto no acompanhamento da execução dos serviços terceirizados quanto na própria rotina dos procedimentos internos.

Agora que você já sabe como implantar o facilities management, recomendamos também a leitura do nosso artigo sobre monitoramento de rede para te ajudar a extrair o máximo de benefícios dos recursos tecnológicos disponíveis em sua empresa. Boa leitura!

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