Existem tarefas que não estão incluídas no core business do seu negócio, mas são essenciais para que ele continue de pé. Para entender do que estamos falando, primeiro você precisa saber o que é facilities.

Esse termo, traduzido para o português, significa “facilidades”. Ou seja, são atividades ligadas à demanda interna da empresa, como segurança e manutenção, sendo exercidas por terceirizadas.

No entanto, não basta saber o que é esse termo e esquecer como fazer a gestão correta dele. Por isso, neste texto, vamos falar tudo sobre esse assunto!

O que é facilities?

Já adiantamos o significado do termo, mas ainda não deu para ter uma noção completa sobre o que é facilities. Essa expressão surgiu nos Estados Unidos durante a década de 60, sendo relacionada à infraestrutura do negócio.

Então, você contrata uma empresa terceirizada para desempenhar funções estruturais, como a limpeza, otimizando, assim, o serviço dos seus colaboradores para que eles possam se concentrar nas tarefas essenciais do seu negócio.

Basicamente, as facilities são divididas em dois tipos:

  • Hard service: serviços ligados à infraestrutura física da empresa, garantindo a segurança do prédio, por isso devem ser mantidos continuamente. Alguns exemplos são a manutenção elétrica e hidráulica;
  • Soft service: serviços que podem ser interrompidos conforme a necessidade da organização, como as dedetizações.

Aliás, existem diversas atividades relacionadas às facilities, como o fluxo de documentos, serviços de transporte, manutenção elétrica e hidráulica, paisagismo, segurança e muito mais.

Vale lembrar que os serviços de limpeza, por exemplo, ajudam no aumento da produtividade e na saúde física e mental dos colaboradores. Por isso, o ambiente deve estar sempre limpo.

Já os serviços de manutenção conseguem tratar falhas ligadas às máquinas e aos equipamentos da empresa. Então, quando acontece alguma pane elétrica ou um computador para de funcionar, os profissionais das facilities podem ser acionados.

Com os avanços tecnológicos, responder à pergunta “o que é facilities” ganhou uma nova face. Isso porque muitas empresas acreditam que as facilities também abrangem as tecnologias que não estão diretamente relacionadas com o core business do negócio, como o Sistema de Help Desk.

Quais são os benefícios das facilities?

Além de entender o que é facilities, é importante saber por que adotá-las, ou seja, quais são as suas principais vantagens.

Um dos maiores benefícios é a redução de custo, já que tanto os recursos quanto os colaboradores podem ser realocados para atividades essenciais da empresa, enquanto as atividades de apoio são realizadas por uma empresa especializada.

Aliás, com as facilities, o foco da sua empresa se torna apenas os produtos ou serviços oferecidos. Portanto, não é necessário se preocupar excessivamente com tarefas secundárias, então o seu tempo se torna otimizado, tendo como foco a atividade-fim.

Não podemos esquecer, ainda, que as empresas terceirizadas geralmente têm colaboradores bastante qualificados para desempenhar essas funções. Assim, consegue oferecer um ótimo trabalho.

Vale destacar que um dos setores que mais se beneficia das facilities é a área de suporte, especialmente se a terceirizada oferecer serviço em nuvem.

Nesse caso, é possível ter acesso remoto para os sistemas de atendimentos que ficam nas nuvens. Além disso, existem outras funcionalidades, como a visualização de chamados no modelo Kanban, auxílio via chat e contrato de horas.

Por outro lado, ainda que as facilities tenham vindo para, literalmente, facilitar a sua vida, isso não significa que a gestão delas deve ser deixada de lado. É importante que você saiba gerenciá-las para que a demanda interna seja devidamente suprida.

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Como fazer a gestão de facilities?

É fundamental que você consiga coordenar bem as facilities, possibilitando que elas desempenhem as tarefas de modo alinhado e otimizado. Por ser um serviço em constante crescimento, inclusive existem negócios que contam como o gerente de facilities, ou, facilities manager.

Lembre-se que é o bom gerenciamento que vai permitir os benefícios gerados por esse serviço, aumentando a produtividade dos colaboradores e economizando os custos fixos. Portanto, é necessário que as facilities ajam em sinergia.

Nesse caso, uma boa alternativa é usar a tecnologia, possibilitando a criação de processos sistematizados, bem como o acompanhamento do desempenho.

É possível utilizar aplicativos mobile corporativos que permitem o acompanhamento das tarefas realizadas pelas facilities, verificando o nível de eficiência. Assim, você consegue garantir que as tarefas estão sendo realizadas e, inclusive, agilizá-las.

O aplicativo permite também verificar a entrada e a saída de cada colaborador terceirizado. Aliás, é a própria plataforma que despacha as atividades para as facilities, auxiliando na comunicação.

De modo geral, os aplicativos de facilities conseguem automatizar os processos relacionados à infraestrutura, sendo acessados a qualquer instante tanto pelos supervisores quanto pelos colaboradores que devem desempenhar tais funções.

Com isso, é possível ficar atualizado sobre as demandas da empresa, bem como orientando as atividades diárias.

Existem diversos benefícios ao utilizar os aplicativos para a gestão das facilities e um deles é a maior produtividade.

Afinal, com o acompanhamento das tarefas, não existe tanto tempo ocioso entre as atividades, já que a comunicação se torna mais eficiente. Além de promover um melhor desempenho, isso também reduz os custos.

Outro benefício é a possibilidade de ver em qual lugar os colaboradores das facilities estão. Dessa forma, caso queira realocar uma equipe para outro local, isso pode ser feito facilmente, assim como programar essa mudança para outro horário.

Além disso, ocorre uma racionalização das tarefas diárias. Isso porque, com a melhoria na organização da rotina, os custos altos com manutenção são reduzidos.

Sendo assim, o combo “racionalização + automação” ajuda na administração adequada das finanças, bem como no tempo necessário para que os serviços sejam desempenhados.

Os aplicativos também possibilitam o envio de respostas mais rápidas para as demandas da empresa, por meio do acesso em tempo real aos dados e do compartilhamento de informações.

Dessa forma, investir nos aplicativos mobile para a gestão de facilities é uma ótima estratégia para garantir o funcionamento das atividades diariamente.

Após entender o que é facilities, certamente você percebeu como a tecnologia se tornou fundamental para as organizações. Então, recomendamos que leia o nosso artigo sobre a transformação digital nas empresas para analisar melhor esse assunto!

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