Quem trabalha com TI sabe que essa área está se modificando constantemente, por isso, é necessário adotar a gestão de projetos de TI para garantir a qualidade e a entrega das tarefas.
Essa gestão se refere desde aos trabalhos mais simples até os mais complexos, auxiliando no acompanhamento e controle dos processos para que os objetivos da empresa sejam cumpridos.
Neste artigo, vamos falar sobre o que é e como aplicar a gestão de projetos de TI, apresentando também as suas vantagens e 3 metodologias que podem ser adotadas. Acompanhe a leitura!
O que é a gestão de projetos de TI?
Basicamente, a gestão de projetos funciona como um conjunto de estratégias utilizadas ao implementar algum projeto na empresa.
Desse modo, quando se refere à gestão de projetos de TI, isso significa que esse gerenciamento é focado apenas nas atividades relacionadas à área de TI.
E quais são os projetos de TI? Existem vários, mas podemos citar os hardwares, softwares, segurança de dados, atualização da infraestrutura e muito mais.
Esse gerenciamento é responsável por identificar quais são os requisitos imprescindíveis para que o projeto se desenvolva, adequando as expectativas com as necessidades do cliente.
Além disso, a gestão de projetos de TI se encarrega de analisar a qualidade, riscos e recursos, acompanhando também os prazos e os orçamentos.
Portanto, o principal objetivo dessa gestão é possibilitar que os projetos sejam entregues com o máximo nível de eficácia.
Por isso, quem está envolvido nesse trabalho precisa implementar melhorias que vão desde a concepção até a finalização do projeto.
Vale lembrar que, caso a sua empresa adote a gestão de projetos de TI, existem vários benefícios, como:
- Redução de custos ao adotar uma gestão mais eficiente e que melhor utilize os recursos;
- Diminuição de riscos nas etapas da gestão, pois os colaboradores conseguem adotar atitudes preventivas e corretivas mais eficazes;
- Maior possibilidade de atingir os objetivos, já que as equipes trabalham de forma organizada;
- Melhor distribuição de recursos, pois é previamente definido quais são os recursos necessários e, assim, os colaboradores têm as ferramentas mais eficientes para trabalhar.
Quais são as etapas da gestão de projetos de TI?
Para que a gestão seja feita de forma eficiente, ela passa por 5 diferentes etapas. A seguir, você vai descobrir quais são elas.
1 - Iniciação
A iniciação se refere à etapa em que o escopo é definido e o projeto é autorizado. Então, o responsável se encarrega de avaliar possíveis melhorias e identificar se o projeto é viável. Nesse momento, questões como o custo e vantagens também entram na pauta.
2 - Planejamento estratégico
Na segunda fase, estratégias são elaboradas para que os objetivos com o projeto sejam atendidos. Portanto, é a hora de planejar cada etapa do projeto e é por isso que esse planejamento vai servir como um guia durante todo o processo.
Durante esse planejamento, é necessário também estabelecer quais colaboradores e equipes estarão envolvidos no projeto e definir os cronogramas.
3 - Execução
A execução é a etapa em que os recursos, colaboradores e estratégias se unem para que o projeto seja executado.
Nessa fase, é fundamental que o gerente observe se o planejamento está sendo cumprido e ele também precisa estar preparado para lidar com imprevistos que podem ocorrer.
4 - Manutenção
Para analisar como está o andamento do projeto, inicia-se a fase da manutenção, em que indicadores são adotados para analisar se a execução está acontecendo de acordo com os prazos e orçamento definidos.
A manutenção também envolve o cuidado com a qualidade do projeto, tendo como objetivo aumentar a eficiência e diminuir as possibilidades de falhas.
5 - Encerramento
Por último, temos o encerramento, ou seja, a etapa em que é verificado se o projeto atingiu os objetivos estipulados e, com isso, pode ser concluído. Caso a finalização do projeto seja aprovada, ele passa a integrar as operações da empresa.
Quais metodologias podem ser utilizadas?
A metodologia é fundamental para guiar os fluxos de trabalho e orientar os colaboradores envolvidos nos projetos. A seguir, veja 3 metodologias que podem ser adotadas na gestão de projetos de TI.
Kanban
Criada pela empresa japonesa Toyota na década de 60, a metodologia Kanban se baseia na ideia de fazer apenas o que é necessário para que a próxima etapa do processo seja realizada.
A visualização do Kanban é a partir de um quadro com diferentes colunas (referentes a diferentes etapas) e cards relacionados às tarefas.
Então, quando uma tarefa é concluída, você passa o card para a próxima etapa e isso é feito até que todo o processo seja finalizado.
Desse modo, é possível acompanhar todo o fluxo de trabalho de uma forma bem visual, facilitando bastante a organização das tarefas.
Scrum
A metodologia Scrum integra as metodologias ágeis, sendo muito utilizada entre os programadores. Ela é feita a partir de pequenos ciclos de atividades dentro de um projeto.
O ciclo de atividade é chamado de Sprint e é planejado antes, em que o tempo para realizar cada tarefa já é definido.
Com isso, é possível ter maior produtividade, focando sempre na qualidade e acompanhando toda a evolução do projeto.
Uma vantagem dessa metodologia é que ela permite a correção de problemas durante o processo, nos chamados Sprints, em que o usuário pode dar o feedback.
Logo, a equipe não precisa esperar o projeto ser concluído para entregá-lo ao cliente. É possível permitir que o cliente avalie o projeto ao longo dos ciclos de atividades e, assim, sejam feitas as correções necessárias, evitando retrabalho.
Waterfall
Também conhecida como Cascata, a metodologia Waterfall é um método bem tradicional de gerenciamento de projetos.
Nesse caso, cada etapa é realizada após a conclusão da anterior, então o desenvolvimento do processo tem o formato de uma cascata. Pela metodologia Waterfall, o projeto só é entregue quando todas as etapas forem concluídas.
No entanto, é importante alertar que, em casos de projetos muito complexos e com várias etapas, o Waterfall pode não ser a opção mais interessante.
Afinal, existe uma grande chance de o resultado não ser plenamente satisfatório e, com isso, a sua empresa corre o risco de ter desperdiçado tempo e dinheiro, além de precisar passar pelo retrabalho.
Agora que você já conhece as metodologias da gestão de projetos de TI, entendeu como esse gerenciamento funciona e por que adotá-lo. Recomendamos também que leia o nosso artigo sobre monitoramento da infraestrutura de TI! Até a próxima leitura.
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